2024年1月1日から電子帳簿保存法の「電子取引データ保存」が完全義務化されました。これにより、メールやクラウド上でやり取りした「電子データ」の領収書・請求書等は、電子データのまま保存する必要があります。
今回は「電子取引データの保存」についてお問い合わせの多い内容を3つご紹介いたします。
Q1． ネットバンキングの取引明細は電子保存が必要ですか？
A．原則として、ネットバンキング取引明細は、電子保存が必要です。
ネットバンキング取引は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、原則として取引データの電子保存が必要です。金融機関のホームページから取引明細データをダウンロードするか、取引画面をPDFファイル等にして保存します。
オンライン上の通帳等がいつでも確認可能な状態であればダウンロードしておかなくても構いませんが、7年以内にデータを閲覧できなくなってしまうなど保存要件を満たさなくなってしまう場合、閲覧不可能になる前にダウンロードする必要があります。
なお、ネットバンキングを利用した際、明細が金融機関から紙で郵送されてくる場合には、その明細を「紙のまま保存」すれば電子保存する必要はありません。
Q2． ETCを利用した時は何を保存すればいいの？
A．「クレジットカードの利用明細」と高速道路会社が発行する1回分の「利用証明書」の保存が必要です。
原則として、高速道路会社のホームページから「利用証明書」をダウンロードして保存する必要があります。しかし、頻繁にETCを利用する場合には、すべての「利用証明書」を保存するのは手間がかかります。
そこで、要件が緩和され、各高速道路会社の任意の一回分の「利用証明書」をダウンロードしてデータ保存すれば良いこととなりました。
なお、すでにインボイス制度においても、1回分の利用明細をダウンロードして保存することで仕入税額控除を行うことが認められています。
Q3． ECサイトの領収書はどのように保存したらいい？
A．ECサイトから領収書をダウンロードして保存します。
Amazonや楽天、Yahoo!などのECサイトで商品を購入した際、紙の領収書は発行されないことが多いです。その場合、領収書はECサイト内で閲覧できる状態になっていますので、領収書をダウンロードして会社のクラウドやPCなどに保存してください。
「ECサイト上に保存されていればPCへダウンロードする必要はないのではないか？」とも思いますが、閲覧期限が切れたりECサイトが閉鎖されるなどの事態に備えて、領収書等をダウンロードして会社のクラウドやPCなどに保存しておくことをおすすめします。
ダウンロード後は、いつでも検索できるように保存しておくことが重要です。
電子データ保存にあたって
インボイス制度や電子帳簿保存法の導入により、最初は経理や事務作業が複雑に感じるかもしれません。しかし、要件を満たした電子データを保存すれば、紙の原本は破棄して問題ありません。
データの保存期間は、法人の場合7年（欠損事業年度は、10年）です。電子データ保存時には、セキュリティ対策も重要です。定期的にバックアップを行い、データの消失や改ざんを防ぐための対策を講じましょう。
電子データを保存することで、書類管理の手間が省けて作業効率が上がり、書類の保存スペースも不要になるなどのメリットがありますので、これを機会に是非とも電子データ保存を積極的に検討してみてはいかがでしょうか？
アマヤ・パートナーズでは、今後もインボイスや電子帳簿保存法などの情報を発信していきます。ご不明な点などございましたら弊社までお問い合わせください。
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