— 2024年義務化後のチェックポイント —
2024年1月から、メールやインターネットで受け取った請求書・領収書などの電子データについて、電子データのまま保存することが義務化されました。ただし、一定の条件を満たせば厳格な保存要件が免除される猶予措置も設けられています。今回は、対応のポイントと猶予措置の内容を整理します。
1. 何が義務化されたのか
電子帳簿保存法には3つの区分がありますが、2024年1月から義務化されたのは「電子取引データの保存」のみです。
| 区分 | 内容 | 対応 |
| 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作成した帳簿・書類 | 任意 |
| スキャナ保存 | 紙の書類をスキャンして保存 | 任意 |
| 電子取引データの保存 | メール・Web等で受領した書類 | 義務 |
※「電子取引データの保存」のみが義務です。他の2つは任意で選択できます。
2. 保存の要件 — 最低限やるべきこと
電子取引データを保存要件に従って保存するには、以下を満たす必要があります。
① 改ざん防止措置
事務処理規程を定めて運用するか、タイムスタンプを付与する
② 検索機能の確保
日付・取引先・金額で検索できるようにする（ファイル名に記載でも可）
③ ディスプレイ等での表示
保存したデータを画面上で確認できる状態にしておく
3. すぐに対応できない場合の猶予措置
上記の保存要件にすぐに対応できない場合でも、以下の2つの条件を両方満たしていれば、改ざん防止や検索機能などの要件は不要となり、電子データを単に保存しておくだけでよいとされています。
① 保存要件に従った対応ができなかったことについて「相当の理由」がある場合
② 税務調査の際に電子データのダウンロードと、紙に出力した書面の提示・提出に応じられること
「相当の理由」には、システム整備が間に合わない場合や、資金繰り・人手不足などの事情が含まれます。電子データ自体は保存しておく必要がありますが、税務調査の際に紙で出して見せることができる状態にしておけば、当面は猶予措置の適用を受けることができます。
4. 対象となる書類の例
・ メールで受け取った請求書・見積書・領収書のPDF
・ ECサイト・クラウドサービスからダウンロードした領収書
・ EDI（電子データ交換）で受け取った取引データ
・ ペーパーレスFAXで受信したデータ
まとめ
電子取引データの保存は義務化されていますが、すぐにシステム対応ができない場合でも、電子データを保存しておき、税務調査時に紙で提示できる状態にしておけば猶予措置の適用を受けることができます。まずは電子データを削除せずに保管するところから始め、対応できる範囲で保存要件の整備を進めていくことをお勧めします。
電子帳簿保存法への対応についてご不明な点がありましたら、アマヤ・パートナーズ税理士法人までお気軽にお問い合わせください。
（根拠条文：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律第7条、第8条第4項）
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